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Papierloses Vertriebsbüro

Papierloses Büro? Jeder, der seit Jahren im Büro arbeitet, kennt wohl noch die Zeiten ohne ausgefeilte IT Lösungen. Papier, Stift und Block waren das Motto. Wenn man dann keine gute Handschrift hatte, konnte die Auswertung der Dokumente schon mal schwierig werden. Man denke nur an Messen oder Kundentermine mit handschriftlich ausgefüllten Formularen – ein wahrer Graus.

Eine spätere Verarbeitung bedeutete dann noch einmal stundenlange Arbeit. Die Übertragung auf andere Formulare, Buchhaltung oder ähnliches. Und dann – endlich – kam der Computer mit funktionierenden Programmen, die heutzutage keine Wünsche mehr offenlassen. CRM, Notability, Sign easy, iPad, Pencil und viele andere Lösungen erleichtern uns heute die Arbeit.

Papierloses Büro – so vereinfacht es unseren Arbeitsalltag

Wie kann man im Büro papierlos auskommen? Wo macht man sich Notizen? Woher wissen die Kollegen über aktuelle Kundenwünsche Bescheid? Wie wird mit Rechnungsbelegen umgegangen? Was ist mit den offiziellen Behördenanforderungen?

Die Antwort ist heute eigentlich ganz einfach: moderne Lösungen, die immer ähnlicher wie normales Papier genutzt werden können. Formulare werden digital bearbeitet. Kunden können, (wie heute z.B. auf Messen üblich) ihre Daten selbst eintragen. Durch die schnelle Verarbeitung über interne Schnittstellen können Arbeitskollegen Bestellungen ohne Verzögerungen bearbeiten.

Einmal gespeichert, gehen wichtige Daten kaum mehr verloren. Für Statistiken oder Auswertungen können gespeicherte Infos sofort genutzt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld. Dokumentenmanagement, Content Management sowie Kunden Beziehungs- Management (Customer Relationship Management) sind aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken.

Faxgeräte, sowie handschriftliche Formulare, gehören wohl eher ins Museum als in ein aufstrebendes Unternehmen. Ich persönlich kann mir den Arbeitsalltag gar nicht mehr ohne die heutigen Lösungen für ein papierloses Büro vorstellen. Seit ein paar Monaten findet sich kaum noch ein Blatt Papier auf meinem Tisch und ich habe überall wo ich arbeite, alle Informationen mit aktuellem Stand parat. Dokumente kann man so nicht mehr vergessen – man muss aber auch nicht mehr lange danach suchen…

Man hat viele Vorteile, wenn es um papierloses Büro angeht. Aber interessanterweise, wenn man sich die Statistik angeguckt, trotz der Einführung der neuen Tools, ist der Papierverbrauch in den Unternehmen drastisch nach oben gegangen. Das kann damit erklärt werden, dass die Leute, die nicht gerade zu den Digital Natives gehören, noch das Bedürfnis, die Notizen auf Papier zu machen oder die Zeitungen bzw. Bücher in der Hand zu haben.

Vertriebsprozess: Besprechung, Auftrag, Rechnung

Der Vertriebsprozess ist viel mehr als nur Angebot und Rechnung. Es sind in Summe deutlich mehr Zwischenschritte notwendig, die viel Zeit, Geduld und vor allem Papier kosten. Doch glücklicherweise gibt uns die Technologie immer mehr Möglichkeiten, diesen Prozess zu vereinfachen. Denn der heutige Vertriebsablauf kann durch ein paar Tools und Kniffe – nahezu papierlos erfolgen.

Vielen Dank an dieser Stelle für die Anregung von Johannes Merzenbach noch mehr Beispiele und konkrete Vorschläge zu bringen.

Wie das geht? Hier sind ein paar Beispiele:

  • Die Besprechung:

Ohne Besprechung – keine Kundenbindung – kein Auftrag – kein Geld

Soviel zu diesem Grundsatz. Umso wichtiger ist eine perfekte, kompetente Beratung des Kunden. Hierbei helfen Ihnen einfache digitale Formulare. Kundendaten können da direkt eingetragen und zentral gespeichert werden.

Auch ist es sinnvolln eine kurze „Präsentation“ mit allen zum Vertrieb bereitstehenden Produkte auf dem Tablet, Laptop oder anderen Geräten zu haben. Tools dafür können sein: App „Notability“ oder Ihr CRM

  • Die Besprechung:

Angebot und Auftrag können mithilfe von CRM Lösungen innerhalb kürzester Zeit erstellt werden. Fehler z.B. bei Berechnungen, treten nicht mehr auf. Auch Adressen können von dem Formular, welches vorher für die Besprechung verwendet wurde, simpel auf das Angebot übernommen werden.  Durch einen Mausklick wird das Angebot verschickt und bei Bedarf genauso leicht in eine Auftragsbestätigung umgewandelt. Alles an einem Ort. Ohne manuelles Umschreiben der Daten.

  • Die Rechnung:

Aus dem Angebot wird eine Rechnung – nahezu vollautomatisch. Großer Vorteil: In einigen CRM Systemen können Sie mit der Verknüpfung Ihres Firmenkontos den Eingang des Rechnungsbetrages erkennen und die Rechnung per Klick als „bezahlt“ markieren. Sollte der Betrag nicht rechzeitig angehen, kann ein automatischer oder halbautomatischer Mahnlauf eingestellt werden. So haben Sie auch Ihre Finanzen immer im Blick!

„Der Vertriebsprozess – drei Schritte, die durch Technologie wie von selbst ablaufen“

Im papierlosen Vertriebsprozess kann aber auch viel Raum für Missverständnisse entstehen. Darum ist es ganz wichtig, nach der Besprechung alles richtig zusammenzufassen um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist wichtig, alles zentral im CRM Tool zu notieren. Aber CRM ist viel mehr als Software Tools, CRM (Kundenbeziehungsmanagement) sollte von allen im Unternehmen gelebt werden!

Wer schon länger im Geschäft ist, weiß die Vereinfachung durch intelligente Vertriebsassistenten meist sehr zu schätzen. Wichtige Infos können so auch außerhalb des Unternehmens abgerufen werden. Was halten Sie von diesem Konzept des papierlosen Vertriebsprozesses? Schreiben Sie mir gerne Ihre Meinung zu diesem Thema!

Bildnachweis: thanyakij-12-freepik.com

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