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VPAs sind seit einigen Jahren eine bessere Möglichkeit flexible Ressourcen zu meist günstigen Stundensätzen zu nutzen. Externe Dienstleister bieten verschiedene Einzel- oder Paketlösungen an. Sie greifen dabei auf eigene Mitarbeiter aus dem In- und Ausland zurück. Meist arbeiten diese im Home Office und sind per Internet und Telefon erreichbar.

Wie man erfolgreich mit VPAs  im Vertrieb arbeitet

Gerade in der heutigen Zeit lassen sich viele Aufgaben an diese VPA Dienstleister ausgliedern, um so Ressourcen für wichtigere Dinge freizuschaufeln. Selbstverständlich kann man sich so auch Fachwissen einkaufen, das man selbst nicht hat oder Aufgaben erledigen lassen, die man schlicht nicht mag.

Ich selbst nutze seit 2010 immer wieder diese Unterstützung. Dadurch konnte ich nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch Ideen und Fachkenntnisse nutzen, die im eigenen Team nicht vorhanden waren. Seit 2020 besteht ein Teil meines Kern-Teams aus Virtuellen Persönlichen Assistenten und ich werde diese Aktivitäten weiter ausbauen.

Erfahrungen mit Virtuellen Persönlichen Assistenten

Mit dieser Arbeitsweise habe ich über die Jahre unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Wenn man sich Gedanken über den VPA-Einsatz macht, muss man sehr genau ausloten, was man benötigt. Welche Eigenschaften und Fachkenntnisse sind notwendig, welche Fähigkeiten sind vorhanden und wie kommuniziere ich? Man muss VPAs wie eigene Mitarbeiter führen, d.h. sie brauchen Informationen und Wertschätzung. Sie müssen motiviert werden und ganz wichtig, Spaß an der Arbeit haben.

Kommunikation mit Virtuellen Persönlichen Assistenten

Die richtige Kommunikation ist die Grundlage der Zusammenarbeit. Da es viele kulturelle Unterschiede im Bezug der Arbeitsweise- und Einstellung gibt, ist die klare Aufgabenstellung wichtig. Nämlich: was erwarte ich von meinem Mitarbeiter/Innen und warum ist es gewünscht seine eigene Meinung zu äußern.

Mir persönlich ist die Meinung, das Feedback und Ideen meiner Mitarbeiter sehr wichtig, denn das bringt das Unternehmen und mich selber weiter. Es gibt aber auch Auftraggeber, welche nur Roboter wollen, die machen was man ihnen sagt und kein eigenes Mitdenken an den Tag legen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass in den VPA-Teams auf unterschiedliche Fachkenntnisse und Erfahrungen zugegriffen werden kann. Es kann daher durchaus sein, dass Aufgaben aufgeteilt werden. Die Mitarbeiter aus Deutschland oder Polen mit Kollegen aus Südamerika zusammenarbeiten und sich gegenseitig ergänzen.

Für wen lohnt es sich über VPAs (Virtuelle Persönliche Assistenten) nachzudenken?

  • Einzelkämpfer
  • Unternehmen, die bewusst mit freien Mitarbeitern und VPAs zusammen arbeiten möchten.
  • Abteilungen oder Unternehmen mit Ressourcenknappheit (zu wenig Mitarbeiter, Projektgeschäft, keine freien Stellen)
  • Firmen mit Ausfällen durch Schwangerschaft, Krankheit, Sabbatical oder andern Gründen

Anwendungsbeispiele:

  • Aufgaben, die keine persönliche Anwesenheit benötigen
  • Recherchen
  • Erstellung von Präsentationen oder Texten
  • Outbound-Kampagnen
  • E-Mail-Kampagnen
  • Terminvereinbarungen
  • Reiseplanung und ggf. auch Buchung
  • Inbound
  • Geschenksuche für Kunden oder private Empfänger
  • SEO-Optimierung On- und Offpage
  • Inhaltserstellung (Texte) für Blogartikel, Dokumente, Bücher

Viele Aufgaben im Vertrieb sind sehr zeitaufwändig und einiges davon gehört eventuell auch nicht zu den eigenen Favoriten. Wenn man die eigenen Stundensätze für diese Dinge wirklich rechnet, dann wird es oft teuer. Delegiert man daher einiges an VPA’s, spart man nicht nur Geld, sondern auch Frust. Zusätzlich, erhöht man die Möglichkeit, z.B. persönlich mit den relevanten Kunden zu sprechen und dadurch den Umsatz deutlich zu steigern.

Wissen Sie was Sie selbst pro Stunde kosten?

Die Kosten für die eigene Zeit wirklich zu erkennen und zu berücksichtigen fällt vielen Startups oder Einzelselbständigen besonders schwer. Als EinzelselbständigerIn können Sie dies sehr schnell mal grob berechnen.

Zum Beispiel: Gesamtkosten pro Jahr inkl. Lizenzen, Material, Reisekosten, Unternehmerlohn, Gewinn, Steuern etc. / Anzahl Arbeitsstunden im Jahr (z.B.: 230 Tage á 8 Stunden = 1.840 Stunden). Das Ergebnis überrascht viele.

Wenn man jetzt noch berücksichtigt, wie viel Zeit man mit delegierbaren Aufgaben „verbrennt“, dann kommt man oft schnell zu dem Entschluss, dass man die eigene Zeit anders nutzten kann. Haben Sie Fragen zur Arbeit mit Virtuellen Persönlichen Assistenten? Welche Erfahrungen haben Sie ggf. schon gemacht? Nutzen Sie die Kommentarfunktion hier unten oder kommen Sie direkt auf mich zu. Ich freue mich auf Ihre Sicht der Dinge und unseren Austausch zu diesem spannenden Thema!

Bildnachweis: dusanpetkovic-freepik.com

2 Comments

Iris Weinig · 11. August 2021 at 15:53

Ein sehr guter Artikel, gut geschrieben und er trifft die Realität! Ich würde mich sehr freuen, wenn mehr Firmen in der heutigen Zeit so denken würden. Dann hätte ich definitiv weniger Arbeit bei der Akquise ;o)

    Jacobus Onneken · 11. August 2021 at 16:08

    Hallo Frau Weinig, Danke für Ihren Kommentar. Ich wünsche Ihnen sehr, dass mehr Firmen in dieser Richtung arbeiten werden und freue mich, dass Sie diese Leistungen anbieten. Ich weiß es gibt viel Wettbewerb aber Qualität zeichnet sich aus. Wir sprechen bald nochmal direkt. VG J. Onneken

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