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Jeder Vertriebsleiter kennt die Frage nach der optimalen Entwicklung der Prozesse für Vertrieb. Natürlich gibt es Standard Werkzeuge wie Word, Excel, Outlook und Co. – aber sind diese wirklich die richtige Lösung?! In meiner Laufbahn bekam ich oft die Frage, ob ein Customer-Relationship-Management tool (CRM-System) wirklich notwendig ist. Können die andere Software es nicht tun? Meine Antwort lautet ganz klar: Ja, CRM ist ein Muss für jeden guten Geschäftsmann bei dem Vertrieb und bei den Kundenbeziehungen.

Was hat das Unternehmen eigentlich von einem CRM-System?

Eines Mal vorweg: Ich möchte hier für keine spezielle CRM-Lösung werben. Ich möchte Ihnen Ihre Entscheidung abnehmen. Es ist mir wichtig, dass Sie als Unternehmer die beste Lösung finden. Mit vielen kleinen Apps, wie die oben genannten, kann man zwar als kleiner Betrieb oder Start-Up ganz gut arbeiten, je mehr Kundenbeziehungen Sie aber haben, desto unübersichtlicher wird das Ganze und dann ist die Gefahr sehr groß etwas zu übersehen oder zu vergessen. Da amortisieren sich sehr schnell die Aufwendungen für diese Werkzeuge, denn einen potentiellen Kunden „zu vergessen“ kostet bares Geld. Darüber hinaus müssen Kundendaten etc. DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert werden und am besten nur 1x zentral im Unternehmen existieren. Mehrere „Listen“ mit Kundendaten (Datensilos) bergen weitere Gefahren, über die wir gerne einmal sprechen können. Ich habe es in den letzten 23+ Jahren schon mehrfach erlebt, dass meine Mandanten hier hart lernen mussten und das möchte ich Ihnen gerne ersparen.

Zentrale Datenverwaltung – Warum?

Stammdaten, Steuernummern, Kundendaten, Kontaktdaten, Artikel und vieles mehr werden bei einem CRM-System nur an einer zentralen Stelle verwaltet und aktuell gehalten. Alle anderen Dokumente aktualisieren sich dann automatisch. Alles andere wäre nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine weitere potenzielle Fehlerquelle. Mit manuellen Tools ist es schwierig, den Prozess richtig und glatt ablaufen zu lassen. Man vergisst etwas, was nachher den Vertriebsverlauf oder gar den Abschluss beeinflusst. Von daher je eher man eine gute und passende Lösung nutzt, desto leichter wird es alles unter Kontrolle zu haben. Es ist ganz wichtig, bevor man das CRM-System im Unternehmen einsetzt, den Vertriebsprozess genau zu beobachten und Frage stellen, welche Anforderungen und Schnittstellen überhaupt benötigt werden. In diesem Fall ist es sinnvoll, ein Lastenheft (Pflichtenheft) zu erstellen. Auf dieser Basis kann man sich dann auf die Suche nach einer passenden Lösung machen. Gerne sind wir hier mit unserer Erfahrung und unseren Kontakten für Sie da. Darüber hinaus sollte man das Team rechtzeitig vor der Kaufentscheidung involvieren und mitnehmen, denn nur wenn alle für sich einen Vorteil sehen, werden sie das CRM-System auch nutzen. Wenn Ängste oder fehlendes Wissen im Weg stehen, scheitern CRM-Implementierungen leider oft.

„CRM spart Zeit und vermeidet Fehler durch das automatische, synchrone bearbeiten der Daten ALLER Betriebsbereiche“

Was man auch nicht vergessen darf, ist das einheitliche Format aller Dokumente innerbetrieblich sowie kundenorientiert. So werden mit einem entsprechenden System Angebote, Rechnungen, Mahnungen sowie Geschäftsbriefe immer im gleichen Design ohne Formatierungs- oder Tippfehler versendet. Das unterstützt auch den Wiedererkennungswert. Außerdem spart es immens Arbeitszeit an allen Stellen der Prozesse, da u.a. Angebote automatisch zu Rechnungen und anschließend (wenn notwendig) zu Mahnungen werden können. Zum anderen haben Sie oft die Möglichkeit, das CRM-System mit Ihrem Geschäftskonto zu verknüpfen, womit dann der Zahlungseingang eines Kunden z.B. direkt mit der offenen Rechnung verknüpft werden kann.

Prozessautomatisierung

Viele weitere Arbeitsabläufe können zusätzlich automatisiert werden, zum Beispiel das Versenden eines Newsletters, interne oder externe Erinnerungen, Erstellung neuer Aufgaben, Neue Kontaktanfragen über ein Kontaktformular auf Ihrer Website und vieles mehr.

Analysen der Produktivität, der Zahlungsvorgänge, der Reichweite des Vertriebs und vieles mehr sind je nach Version und Art der von Ihnen eingesetzten CRM-Software möglich. Dieser Punkt ist vor allem für Unternehmer wichtig, die ein stetiges Wachstum Ihres Business im Auge haben.

„Bleiben Sie immer auf den neuesten Stand durch automatisierte Vorgänge Ihres CRMs“

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit CRM-Systemen gemacht? Was hat gut geklappt, wo haben Sie Hürden erlebt? Suchen Sie gerade eine passende Lösung und stellen fest, dass es gar nicht so einfach ist? Kommen Sie mit uns in den Austausch oder sprechen Sie uns direkt an. Wir freuen uns darauf! Viel Erfolg, Ihr Jacobus Onneken

Bildnachweis: Designed by Freepik@biancoblue

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