Das Wichtigste in Kürze
- Open-Source-CRM hat keine Lizenzkosten, dafür oft deutlich höhere Kosten für Hosting, Datensicherung, Anpassung, Updates und Schulung.
- Bei einer Lizenzlösung trägt der Hersteller die Verantwortung dafür, dass Updates und Weiterentwicklungen funktionieren. Sie zahlen dafür Miete oder Lizenz.
- Entscheidend sind nicht die Lizenzkosten, sondern die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer.
- Das ist meine Einschätzung aus über 25 Jahren Praxis. Rechnen Sie für Ihren Fall genau nach.
Was ist der Unterschied zwischen Open Source und Lizenz?
Bei einer CRM-Open-Source-Lösung ist der Quelltext der Software nicht geschützt, sondern offen zugänglich. Jeder, der möchte, kann sie nutzen und weiterentwickeln. Das ist eine tolle Idee, wenn man etwas braucht und kostenlos nutzen möchte. Gerade bei CRM tauchen für mich aber andere Fragen auf: Ist die Open-Source-Lösung für kleine Unternehmen wirklich attraktiv? Wenn man genau rechnet, ist das aus meiner Sicht oft nicht der Fall. Die Kosten für Hosting, Datensicherung, Anpassungen (auch bei Weiterentwicklungen und neuen Versionen), Schulung und vieles mehr sind nicht zu unterschätzen.
Bei CRM-Lizenzlösungen ist der Quelltext nur dem Hersteller bekannt, der Nutzer ist an ihn gebunden. Dafür ist der Hersteller verantwortlich, dass bei neuen Versionen und Weiterentwicklungen alles funktioniert. In den meisten Fällen zahlen Sie einen monatlichen oder jährlichen Beitrag und erhalten entsprechend kompetenten Service. Ein bekanntes Beispiel ist Microsoft Office im Gegensatz zu OpenOffice als Open-Source-Variante.
Man hat bei einer Lizenzlösung also keine Chance, selbst Änderungen am Code vorzunehmen. Dafür steht der Hersteller in der Verantwortung, die Funktionsweise auch bei Updates aufrechtzuerhalten. Grundlagen zum Nutzen eines CRM finden Sie in Was ist ein CRM-System?
Vor- und Nachteile von CRM-Lizenzlösungen
Vorteile
- Nur ein Verantwortlicher für die Entwicklung. Updates übernehmen Funktionen und Anpassungen aus der Vergangenheit.
- Professioneller Support des Herstellers.
- Anpassungskosten (individuelle Softwareentwicklung und Programmierung) fallen selten und in deutlich kleinerem Maße an.
- Gut kompatibel mit nahezu allen Geräten.
Nachteile
- Lizenzkosten, die einmalig oder als regelmäßige Miete anfallen.
Vor- und Nachteile von Open-Source-CRM
Vorteile
- Ideen vieler Entwickler kommen zusammen.
- Keine Lizenzkosten.
Nachteile
- Die Anpassungskosten (individuelle Softwareentwicklung und Programmierung) sind deutlich höher als bei einer Lizenzlösung, nicht nur bei der Einrichtung, sondern oft auch regelmäßig bei Updates. Nach meiner Einschätzung übersteigen sie die sonst anfallenden Lizenzkosten oft bei Weitem.
Gesamtkosten statt Lizenzpreis: Was Sie einrechnen sollten
Vergleichen Sie beide Wege nicht nur über den Preis auf dem Angebot, sondern über die gesamte Nutzungsdauer. Diese Kostenblöcke gehören in Ihre Rechnung:
- Lizenz oder Miete (bei Open Source entfällt sie)
- Hosting und Datensicherung
- Einrichtung und Anpassung an Ihre Prozesse
- Aufwand bei Updates und neuen Versionen
- Schulung und Einarbeitung des Teams
- Support, wenn etwas nicht funktioniert
Wie Sie diese Rechnung mit dem Nutzen im Alltag zusammenbringen, zeigt Lohnt sich ein CRM-System? Zur Auswahl der passenden Lösung gehört außerdem ein sauberes Anforderungsprofil, das wir in Was ist ein CRM-System? beschreiben.
Wie bereits erwähnt, ist das meine Meinung zu diesem Thema, die ich aufgrund meiner Erfahrungen aus über 25 Jahren gewonnen habe. Ich lade Sie gern zu einer Diskussion ein und freue mich auf Ihre Meinung.
Häufige Fragen
Ist ein Open-Source-CRM wirklich kostenlos?
Was ist der Unterschied zwischen Open-Source- und Lizenz-CRM?
Welche Vorteile hat ein Lizenz-CRM?
Welche Kosten sollte ich beim CRM-Vergleich berücksichtigen?
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