Prozessoptimierung – jeden Tag besser werden

Die Prozessoptimierung ist eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse. Im Gegensatz zur fundamentalen Neugestaltung von Prozessen (cf. Business Process Reengineering).

Prozessoptimierung warum?

Jedes Wachstums bringt Veränderungen mit sich, dies gilt auch im Geschäftswesen. Bestehende Prozesse, als das Unternehmen noch klein war, haben reibungslos funktioniert. Im gleichen Maße, wie das Unternehmen wächst, wachsen die Anforderungen an die Prozesse, damit Ihr Team so effizient wie möglich arbeiten kann.

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Systeme, die ineffizient sind oder manuelle Eingriffe für Aufgaben erfordern, die automatisiert werden könnten. Bei der Prozessoptimierung geht es um Methoden, in denen Sie die aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen evaluieren und diese so anpassen, dass sie die Profitabilität fördern.

Prozessoptimierung Wie?

Oft haben sich Prozesse einfach entwickelt und sind im Kopf der Mitarbeiter „gespeichert“: „Das haben wir immer schon so gemacht“. Dabei stellen wir fest, dass es keine dokumentierten Prozesse gibt; jeder macht es, wie er es gerne möchte. Mit der Zeit ist es sinnvoll, Unternehmensprozesse zu hinterfragen und zu dokumentieren. Engpässe und Schwachstellen werden durch Analyse, Entwicklung und Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen beseitigt. Nachhaltig steigern wir damit Effizienz und Effektivität des Unternehmens.

Methoden der Prozessoptimierung

Es gibt verschiedene Methoden der Prozessoptimierung, hier einige Bespiele:

  • Die Six-Sigma-Methode wurde 1986 von dem amerikanischen Motorola-Mitarbeiter Bill Smith entwickelt und wird oft im Fertigungsprozess eingesetzt. Diese Methode soll mögliche Abweichungen im Endprodukt minimieren und stützt sich auf statistische Daten. Ein Prozess der Six-Sigma Methode ist der DAMIC Prozess: Erst werden Verbesserungsmöglichkeiten definiert (define), im zweiten Schritt vorhandenen Prozesse (measure) gemessen, damit Mängel und Ursachen des Prozesses analysiert werden können (analysize). Ziel ist das Verbessern (improve), sowie die Kontrolle der Prozesse (control) am Schluss.
  • Total Quality Management (TQM): Diese Methode soll die Effizienz der Prozesse erhöhen und wird oft im Supply Chain Management genutzt.
  • Lean Manufacturing bezieht sich auf die Prozessoptimierung in der Produktion.
  • Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen): Die japanische Lebens- und Arbeitsphilosphie für ein zufriedeneres und erfüllteres Leben. Kaizen spricht von drei Arten der Verschwendung, die auf das Business übertagen wie folgt aussehen können: Muda (Verschwendung), der Verbrauch von Ressourcen ohne Mehrwert. Mura (Unausgeglichenheit), Verschwendung zum Beispiel durch überschüssige Produkte und Muri (Überbelastung) zum Beispiel überarbeitet Mitarbeiter oder abgenutzte Maschinen – eine Überbeanspruchung der Ressourcen.
  • PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) entwickelt von Walter Shewhart und in der Qualitätskontrolle angewendet: Planen (Plan), welches Problem gilt es zu lösen; Durchführen (Do), den Plan umsetzen; Überprüfen (Check), testen und bewerten, der Durchführungsphase; Handeln (Act), entscheiden, welche Änderungen durchgeführt werden.

Welche Methode wählen?

Neben dem Projektprozess ist dies abhängig vom Grund für eine Prozessveränderung und inwiefern der Prozess verbessert werden soll. Hier greift der 360° Blick, der Teil des Namens unseres Unternehmens ist. In jedem Unternehmen, egal welcher Größe gibt es Prozesse:

  • Wie geht Ihr Unternehmen vor, Neukunden zu finden? • Wie geht Ihr Unternehmen mit Bestandskunden um?
  • Wie verläuft die Angebotserstellung?
  • Wie werden Angebote nachverfolgt?
  • Wie gestaltet Ihr Unternehmen Verträge?
  • Wie individuell geht Ihr Unternehmen auf Kundenwünsche ein?
  • Wie werden Mitarbeiter eingestellt?
  • Wie individuell geht Ihr Unternehmen auf Kundenwünsche ein?
  • Benutzt Ihr Unternehmen bereits ein CRM? Welche Tools werden noch benutzt und ist es sinnvoll weitere Tool einzusetzen?

Wir analysieren mit zusammen mit Ihnen die bestehenden Prozesse Ihres Unternehmens, beraten Sie bei der Prozessoptimierung und setzen diese mit Ihnen zusammen um!

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