Papierlos arbeiten im Vertrieb: Vom Kundengespräch bis zur Rechnung

Vom Papierblock zur digitalen Lösung

Jeder, der seit vielen Jahren im Büro arbeitet, kennt die Zeiten ohne ausgefeilte IT-Lösungen. Papier, Stift und Block waren das Motto. Wer keine gute Handschrift hatte, dem konnte die Auswertung der Dokumente schwerfallen. Man denke nur an Messen oder Kundentermine mit handschriftlich ausgefüllten Formularen, ein wahrer Graus. Die spätere Verarbeitung bedeutete noch einmal stundenlange Arbeit: Übertragung auf andere Formulare, in die Buchhaltung oder Ähnliches.

Dann kam der Computer mit funktionierenden Programmen, die heute kaum noch Wünsche offen lassen. CRM, ERP, Notability, Sign easy, iPad, Pencil und viele andere Lösungen erleichtern uns heute die Arbeit.

Papierloses Büro: So vereinfacht es unseren Arbeitsalltag

Wie kommt man im Büro ohne Papier aus? Wo macht man sich Notizen? Woher wissen die Kolleginnen und Kollegen über aktuelle Kundenwünsche Bescheid? Wie geht man mit Rechnungsbelegen um? Die Antwort ist heute eigentlich ganz einfach: moderne Lösungen, die sich immer ähnlicher wie normales Papier nutzen lassen.

• Formulare werden digital bearbeitet.
• Kunden können, wie heute zum Beispiel auf Messen üblich, ihre Daten selbst eintragen.
• Durch die schnelle Verarbeitung über interne Schnittstellen können Kolleginnen und Kollegen Bestellungen ohne Verzögerungen bearbeiten.
• Einmal gespeichert, gehen wichtige Daten kaum mehr verloren. Für Statistiken oder Auswertungen sind gespeicherte Informationen sofort nutzbar.

Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld. Dokumentenmanagement, Content-Management sowie Customer Relationship Management sind aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Faxgeräte und handschriftliche Formulare gehören eher ins Museum als in ein aufstrebendes Unternehmen. Ich persönlich kann mir den Arbeitsalltag gar nicht mehr ohne die heutigen Lösungen für ein papierloses Büro vorstellen. Auf meinem Tisch findet sich kaum noch ein Blatt Papier, und ich habe überall, wo ich arbeite, alle Informationen mit aktuellem Stand parat. Dokumente kann man so nicht mehr vergessen, aber man muss auch nicht mehr lange danach suchen.

Interessanterweise ist der Papierverbrauch in vielen Unternehmen trotz neuer Tools drastisch gestiegen. Das lässt sich damit erklären, dass Menschen, die nicht zu den Digital Natives gehören, weiterhin Notizen auf Papier machen oder Zeitungen und Bücher in der Hand haben möchten. Wie sich die Arbeitswelt insgesamt gewandelt hat, lesen Sie in B2B-Vertrieb modern und professionell.

Der Vertriebsprozess: Besprechung, Angebot, Rechnung

Der Vertriebsprozess ist viel mehr als nur Angebot und Rechnung. Es sind deutlich mehr Zwischenschritte notwendig, die viel Zeit, Geduld und vor allem Papier kosten. Glücklicherweise gibt uns die Technologie immer mehr Möglichkeiten, den Prozess zu vereinfachen. Der heutige Vertriebsablauf kann mit ein paar Tools und Kniffen nahezu papierlos erfolgen.

1. Die Besprechung„Ohne Besprechung keine Kundenbindung, kein Auftrag, kein Geld.“ Umso wichtiger ist eine perfekte, kompetente Beratung. Hier helfen einfache digitale Formulare: Kundendaten werden direkt eingetragen und zentral gespeichert. Sinnvoll ist auch eine kurze Präsentation aller Produkte auf Tablet oder Laptop, etwa mit der App „Notability“ oder Ihrem CRM.
2. Die AngebotserstellungAngebot und Auftrag lassen sich mit CRM-Lösungen in kürzester Zeit erstellen. Berechnungsfehler treten nicht mehr auf. Adressen werden aus dem Formular der Besprechung auf das Angebot übernommen. Per Mausklick wird das Angebot verschickt und bei Bedarf ebenso leicht in eine Auftragsbestätigung umgewandelt, alles an einem Ort und ohne manuelles Umschreiben.
3. Die RechnungAus dem Angebot wird die Rechnung, nahezu vollautomatisch. In einigen CRM-Systemen können Sie das Firmenkonto verknüpfen, den Zahlungseingang erkennen und die Rechnung per Klick als „bezahlt“ markieren. Kommt der Betrag nicht rechtzeitig, kann ein automatischer oder halbautomatischer Mahnlauf eingestellt werden. So haben Sie Ihre Finanzen im Blick.

„Der Vertriebsprozess: drei Schritte, die durch Technologie wie von selbst ablaufen.“

Fallstrick: Missverständnisse im papierlosen Prozess vermeiden

Im papierlosen Vertriebsprozess kann viel Raum für Missverständnisse entstehen. Darum ist es wichtig, nach der Besprechung alles richtig zusammenzufassen und zentral im CRM-Tool zu notieren. Aber CRM ist viel mehr als ein Software-Tool: Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) sollte von allen im Unternehmen gelebt werden. Grundlagen erklärt Was ist ein CRM-System?, die Wirtschaftlichkeit Lohnt sich ein CRM-System?

Wer schon länger im Geschäft ist, weiß die Vereinfachung durch intelligente Vertriebsassistenten meist sehr zu schätzen. Wichtige Informationen lassen sich so auch außerhalb des Unternehmens abrufen. Wie Sie Aufgaben zusätzlich auslagern, lesen Sie in Virtuelle Assistenten im Vertrieb.

Vielen Dank an dieser Stelle an Johannes Merzenbach für die Anregung, noch mehr Beispiele und konkrete Vorschläge zu bringen.