Virtuelle Persönliche Assistenten (VPA) im Vertrieb: So gewinnst du Zeit für das Wesentliche

Was sind Virtuelle Persönliche Assistenten und wie arbeitet man mit ihnen?

VPAs sind seit einigen Jahren eine gute Möglichkeit, flexible Ressourcen zu meist günstigen Stundensätzen zu nutzen. Externe Dienstleister bieten Einzel- oder Paketlösungen an und greifen dabei auf eigene Mitarbeitende aus dem In- und Ausland zurück. Meist arbeiten diese im Home Office und sind per Internet und Telefon erreichbar.

Viele Aufgaben lassen sich an solche Dienstleister ausgliedern, um Ressourcen für Wichtigeres freizuschaufeln. Man kann sich so auch Fachwissen einkaufen, das man selbst nicht hat, oder Aufgaben erledigen lassen, die man schlicht nicht mag.

Meine Erfahrungen mit VPAs

Ich nutze diese Unterstützung seit 2010 immer wieder. Dadurch konnte ich nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch Ideen und Fachkenntnisse nutzen, die im eigenen Team nicht vorhanden waren. Seit 2020 besteht ein Teil meines Kernteams aus Virtuellen Persönlichen Assistenten, und ich werde diese Aktivitäten weiter ausbauen.

Wer über einen VPA-Einsatz nachdenkt, sollte genau ausloten, was er braucht: Welche Eigenschaften und Fachkenntnisse sind notwendig, welche Fähigkeiten sind vorhanden, und wie kommuniziere ich? Man muss VPAs wie eigene Mitarbeitende führen. Du brauchst Informationen und Wertschätzung, sie müssen motiviert werden, und sie sollten Spaß an der Arbeit haben.

Kommunikation mit VPAs: klare Aufgaben, offene Meinung

Die richtige Kommunikation ist die Grundlage der Zusammenarbeit. Weil es kulturelle Unterschiede in Arbeitsweise und Einstellung gibt, ist eine klare Aufgabenstellung wichtig: Was erwarte ich von meinen Mitarbeitenden, und warum ist es gewünscht, dass sie ihre eigene Meinung äußern?

Mir persönlich sind Meinung, Feedback und Ideen meiner Mitarbeitenden sehr wichtig, denn das bringt das Unternehmen und mich weiter. Es gibt aber auch Auftraggeber, die nur „Roboter“ wollen, die tun, was man ihnen sagt, und nicht mitdenken.

Ein weiterer Vorteil: In VPA-Teams kannst du auf unterschiedliche Fachkenntnisse und Erfahrungen zugreifen. Aufgaben werden dann aufgeteilt, und Kolleginnen und Kollegen etwa aus Deutschland oder Polen arbeiten mit Teammitgliedern aus Südamerika zusammen und ergänzen sich gegenseitig. Grundlagen guter Zusammenarbeit beschreibt Kommunikation im Vertrieb.

Für wen lohnt sich der Einsatz von VPAs?

• Einzelkämpfer und Solo-Selbstständige
• Unternehmen, die bewusst mit freien Mitarbeitenden und VPAs zusammenarbeiten möchten
• Abteilungen oder Unternehmen mit Ressourcenknappheit (zu wenig Mitarbeitende, Projektgeschäft, keine freien Stellen)
• Firmen mit Ausfällen durch Schwangerschaft, Krankheit, Sabbatical oder andere Gründe

Typische Aufgaben, die VPAs im Vertrieb übernehmen

• Aufgaben, die keine persönliche Anwesenheit benötigen
• Recherchen
• Erstellung von Präsentationen oder Texten
• Outbound- und E-Mail-Kampagnen sowie Inbound
• Terminvereinbarungen
• Reiseplanung und gegebenenfalls Buchung
• Geschenksuche für Kunden oder private Empfänger
• SEO-Optimierung On- und Offpage
• Inhaltserstellung (Texte) für Blogartikel, Dokumente, Bücher

Viele Aufgaben im Vertrieb sind zeitaufwendig, und einiges davon gehört vielleicht nicht zu deinen Favoriten. Wenn du deine eigenen Stundensätze dafür wirklich rechnest, wird es oft teuer. Delegiere einiges an VPAs, spare nicht nur Geld, sondern auch Frust. Zusätzlich erhöhst du die Chance, persönlich mit den relevanten Kunden zu sprechen und dadurch den Umsatz deutlich zu steigern. Viele der Aufgaben lassen sich außerdem besser abbilden, wenn du ein CRM-System nutzt.

Weißt du, was du selbst pro Stunde kostest?

Die Kosten der eigenen Zeit zu erkennen, fällt vielen Start-ups und Einzelselbstständigen besonders schwer. Du lässt dich aber schnell grob berechnen:

Das Ergebnis überrascht viele. Berücksichtige nun noch, wie viel Zeit dich mit delegierbaren Aufgaben „verbrennen“, komme oft schnell zu dem Schluss, dass du deine eigene Zeit anders nutzen kannst. Auch Wege zur Entlastung wie papierloses Arbeiten helfen dabei.